Sadar Tertib Arsip, Sudahkah di Jalankan?
Oleh: Tati Jumawati
Arsip merupakan salah satu bagian terpenting dalam administrasi perkantoran. Namun, masih sedikit orang yang peduli terhadap masalah ini. Arsip terasa penting hanya saat dibutuhkan saja, misalnya ketika kita akan melanjutkan pendidikan, naik pangkat atau jabatan, pindah kantor atau hal-hal penting lainnya. Saat arsip tersebut hilang atau rusak, baru terasa bahwa arsip tersebut ternyata sangat penting dan diperlukan sekali keberadaannya, padahal selama ini mungkin kita abai dan disimpan secara sembarangan.
Pemerintah Provinsi Jawa Barat (Pemprov Jabar) melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah (Dispusipda) Jawa Barat (Jabar) merasa peduli terhadap pentingnya arsip, terutama dalam upaya peningkatan kesadaran lembaga negara dan penyelenggaraan pemerintahan daerah dalam mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan. Oleh sebab itu Pemprov Jabar telah mencanangkan Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip untuk tingkat provinsi dengan menggelar “Getar Pikat” yaitu Gerakan Tertib Arsip sebagai Pilar Akuntabilitas pada 15 November 2016 lalu di Aula Timur Gedung Sate, Kota Bandung.
Pencanangan saat itu dilakukan oleh Deputi Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia, Dra. Dini Saraswati, M.AP., mewakili Menteri PAN-RB Asman Abnur yang berhalangan hadir. Kemudian dilanjutkan dengan acara talkshaw yang menghadirkan narasumber Kepala ANRI Dr. Mustari Irawan yang membahas topik “Penguatan Implementasi UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan”, Ketua Komisi I DPRD Jawa Barat H. Syahrir SE dengan topik “Dukungan Legislatif Terhadap Pembangunan Bidang Kearsipan di Jawa Barat“, serta Kepala Bapusipda Dr.Hj. Nenny Kencanawati, M.Si dengan topik bahasan “Kebijakan Pengembangan Kearsipan di Jawa Barat“.
Sosialisasi tentang pentingnya peran arsip bagi lembaga negara dan penyelenggaraan pemerintahan daerah masih terus dilakukan oleh Dispusipda Jabar hingga saat ini. Penyelenggaraan kearsipan diharapkan dapat bekerja secara profesional sehingga tujuan penyelenggaraan kearsipan bisa dicapai.
Apa yang menjadi tujuannya penyelenggaraan kearsipan? Adapun yang menjadi tujuannya adalah aspek kebijakan organisasi; sumber daya manusia bidang kearsipan; peningkatan persiapan masyarakat dalam pengelolaan, penyelamatan, dan penggunaan arsip; dan penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan kearsipan.
Sasaran yang hendak dicapai dalam Getar Pikat mencakup berbagai aspek yaitu pertama, tertib kebijakan kearsipan yang meliputi: 1) kewajiban penetapan kebijakan pengelolaan arsip dinamis oleh lembaga negara dan penyelenggaraan pemerintahan daerah; 2) penetapan kebijakan pengelolaan arsip dinamis meliputi tata naskah dinas, klasifikasi arsip, sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis, serta jadwal retensi arsip; 3) lembaga negara dan penyelenggaraan pemerintahan daerah harus menetapkan program arsip vital berdasarkan pedoman yang ditetapkan kepala ANRI; dan 4) kebijakan pengelolaan arsip dinamis yang akan ditetapkan lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah berdasarkan pada pedoman yang ditetapkan kepala ANRI.
Kedua, tertib organisasi. Tertib organisasi meliputi: 1) adanya unit kearsipan dan central fail sentral arsip aktif/unit pengolah; dan 2) lokasi unit kerja, beban kerja, dan percepatan pelayanan publik.
Ketiga, tertib sumber daya manusia kearsipan yaitu meliputi tersedianya arsiparis dan adanya analisis beban kerja.
Keempat, tertib prasarana dan sarana yaitu meliputi penyediaan ruangan, penyediaan peralatan, dan penyediaan gedung.
Kelima, tertib pengelolaan arsip yaitu meliputi: 1) pembuatan daftar arsip dinamis; 2) pelaporan dan penyerahan salinan autentik arsip terjaga; 3) pelaksanaan penyusutan arsip sesuai dengan prosedur, dan; 4) menjadi simpul SIKN dan JIKN.
Keenam, tertib pendanaan arsip yaitu program pengalokasian anggaran berdasrkan prioritas lembaga negara dan penyelenggaraan pemerintahan daerah.
Berkaitan dengan tujuan dan sasaran Getar Pikat di atas, sudahkah kita menjalankannya? Mari kita sukseskan Getar Pikat Jawa Barat melalui Gugus Tugas Getar Pikat Jawa Barat.
***
Penulis: Tati Jumawati adalah seorang arsiparis muda yang bekerja di Dispusipda Jabar.
Editor: JHK
