Arsip untuk Negara
Oleh: Drs. Febriadi Ismail, M.Si.
Pengakuan negara terhadap arsip dalam kehidupan berbangsa, bernegara, dan bermasyarakat sudah sangat jelas bahwa arsip berfungsi sebagai memori kolektif bangsa, acuan, dan bahan pertanggungjawaban. Keberadaan arsip sangat penting sehingga arsip harus dikelola dan diselamatkan oleh negara, sebagaimana telah diatur pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Mengapa keberadaan arsip sangat penting? Karena arsip sebagai sumber informasi yang dapat dipergunakan sebagai alat bukti yang sah. Tentunya banyak sumber informasi ditengah-tengah kita seperti buku, brosur, dan spanduk, baik secara elektronik maupun manual yang dapat dipergunakaan sesuai dengan kebutuhan kita. Namun, keberadaannya tidak dapat digunakan secara langsung sebagai alat bukti yang sah kecuali surat (arsip).
Surat memiliki hubungan sempurna, utuh, dan lengkap (integral) dengan arsip sehingga surat dengan arsip tidak dapat dipisahkan, walaupun secara fungsional memiliki fungsi masing-masing. Surat sebagai alat atau sarana komunikasi tertulis dalam kegiatan rutin suatu organisasi, sedangkan arsip sebagai bukti tertulis, tercetak yang disimpan, dan dapat digunakan kembali apabila diperlukan oleh pengguna arsip. Dengan demikian surat dan arsip sebagai alat bukti yang sah dalam sistem administrasi negara menjadi sub sistem strategis yang sangat dibutuhkan. Apabila tidak ada arsip maka sistem administrasi negara kita akan terganggu dengan tingkat gangguan tergantung dari nilai guna arsip yang tidak ada atau hilang tersebut.
Dalam perjalanan kehidupan bernegara, kita tentu ingat peristiwa Surat Perintah 11 Maret (SUPERSEMAR) yang berkenaan dengan perintah Presiden RI Soekarno melalui surat perintahnya kepada Letnan Jendral Soeharto selaku Menteri Panglima Angkatan Darat agar mengambil tindakan yang dianggap perlu untuk menjamin keamanan serta kestabilan jalannya pemerintahan pada masa itu. Faktanya SUPERSEMAR yang autentik dan terpercaya sebagai bukti yang sah tidak ada sampai saat ini, sedangkan SUPERSEMAR yang berada di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) adalah terdapat SUPERSEMAR dalam 2 versi yang berbeda yaitu versi Sekretariat Negara dalam buku 30 Tahun Indonesia Merdeka dan SUPERSEMAR versi Pusat Penerangan Angkatan Darat.
Kondisi tersebut telah menjadi pelajaran yang sangat berharga untuk dunia kearsipan khususnya maupun untuk kehidupan berbangsa, bernegara, dan bermasyarakat umumnya agar dapat melakukan pengelolaan arsip sejak diciptakan, digunakan, dan dipelihara. Tidak hanya sampai di situ saja, tetapi juga menyelamatkan arsip yang bernilai kesejarahan untuk kepentingan pertanggungjawab nasional kepada generasi penerus dengan sungguh-sungguh secara efektif berdasarkan arsip yang autentik dan terpercaya.
Pengelolaan arsip yang andal semestinya menghasilkan arsip yang autentik dan terpercaya. Hal tersebut sangat dibutuhkan oleh negara dan menjadi tujuan utama dalam penyelenggaraan kearsipan yang menjadi tanggungjawab lembaga kearsipan di Indonesia yaitu ANRI, lembaga kearsipan provinsi, lembaga kearsipan kabupaten/kota, dan lembaga kearsipan perguruan tinggi.
Apakah lembaga kearsipan di Indonesia sudah mampu menyelenggarakan kearsipan secara andal sehingga menghasilkan arsip-arsip yang autentik dan terpercaya? Jika sudah mampu maka itu berarti lembaga kearsipan sudah dapat menjamin kepentingan negara, kepentingan rakyat, dan memberikan perlindungan keselamatan aset nasional melalui penyediaan arsip-arsip aset yang utuh dan lengkap. Dampaknya, tentu saja sangat positif. Negara melalui penyelenggaraan pemerintahan yang baik akan mampu memberikan kualitas pelayanan publik yang prima.
***
Keterangan:
Drs. Febriadi Ismail, M.Si., penulis, dosen, dan Ketua Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI) Wilayah Jawa Barat
Editor: JHK
